Подлинник электронного документа это

Оригинал электронного документа — что это такое?

Подлинник электронного документа это
stas_makarov_ljДискуссии на тему что считать оригиналом электронного документа не утихают несмотря на существование длительной и успешной практики Enterprise Content Management, где все эти вопросы как соотносится оригинал и копия давно решены.

Основная логическая ошибка всех граждан, сомневающихся в электронных документах и по этой причине тяготеющих к бумаге, заключается в однозначном переносе понятия «бумажный документ» на  понятие «файл» – а это далеко не так!

Если сделать это допущение, то возникает целый ворох проблем с обеспечением аутентичности электронного документа в таком понимании потому что файлы легко копируются, передаются и при этом могут быть изменены. Использование ЭЦП отнюдь не проясняет ситуацию, а только еще больше все запутывает, поскольку следом возникает вопрос от отзыве сертификатов, сроке действия ключей, удостоверяющих центрах и т. д.

Держатель ЭЦП может подписать хоть сто одинаковых файлов своей подписью – что тут считать оригиналом? Хм… Никто же не ставит под сомнение подлинность литографий Сальвадора Дали, хотя он напечатал немалое их количество. Что вас смущает в случае подписания нескольких идентичных файлов одной ЭЦП?

Электронный документ в ECM-системе

В рамках парадигмы «документ = файл» действительно много неразрешимых противоречий. Отдельный файл, даже с ЭЦП, легко может быть скомпроментирован.

Поэтому под документом следует понимать не файл, а информационный объект в ECM-системе, состоящий из содержимого (одного или нескольких файлов), метаданных (включающих не только реквизиты документа по ГОСТу, но также еще системные данные, и ЭЦП тоже, если она есть), журнал действий с этим документом, списки доступа и порядок хранения документа.

Совокупность этих параметров дает достаточно оснований считать электронный документ уникальным, аутентичным, целостным и подлинным – вполне хватит, чтобы признать его оригиналом. Способность самой ECM-системы обеспечить эти качества электронного документа гарантируется сертификацией на соответствие стандартам и организационными мерами.

Для всех практических аспектов ведения бизнеса, в том числе и для всех спорных ситуаций, разрешаемых в судебном порядке, такая трактовка понятия «электронный документ» абсолютно приемлема.

Для особо беспокойных — третья доверенная сторона

В общем, ничего нового, точно так же, как и при работе с бумажными документами: если стороны не слишком доверяют друг другу, то нужен еще независимый арбитр, третья доверенная сторона, которая принимает на себя ответственность за хранение подлинника. В бумажном мире эту функцию обычно исполняет нотариат. В электронном – практика пока не устоялась, но скорее всего мы скоро привыкнем к термину е-Нотариат, и это будет весьма логично.

В частных случаях, в т.ч. при подаче документов в налоговые органы, в фонды и органы статистики эти функции берут на себя уполномоченные операторы ЭДО (Такском, Диадок и др.) Они же готовы выступить третьей доверенной стороной при работе с электронными счетами-фактурами.

Нет причин не расширить эту практику на другие виды взаимодействия между хозяйствующими субъектами и между гражаданами.

Откуда такое преувеличенное внимание к ЭЦП

Ответ прост: от элементарного незнания технологий и архитектуры ECM. Логика работы с ЭЦП понятна любому — это аналог собственноручной подписи.

Не перестаю удивляться, откуда у человечества такая бесконечная вера в росчерк пера? Разве история нас не учит, что бумажные документы легко подделываются и наличие некой закорючки еще не основание считать документ подлинным? Эксперты тщательно исследуют документ и обстоятельства его находки, прежде чем признать его подлинным.

Практические выводы

  • Нет необходимости использовать ЭЦП для внутренних документов. Возможностей ECM с лихвой хватит, чтобы обеспечить их подлинность.
  • При внедрении ECM надо детально прорабатывать все аспекты, влияющие на их юридическую значимость — проще говоря, оценить, сможете ли вы доказать суду и надзорным органам подлинность своих электронных документов. Для этого как минимум, нужно следовать стандартам и лучшим практикам ECM, например, использовать спецификацию MoReq.
  • Электронный документооборот с внешними миром требует наличия экосистемы, включающей защищенные каналы передачи данных и кого-то в качестве третьей доверенной стороны.

Ибо теоретические дискуссии о том, что считать оригиналом электронного документа, а что копией и можно ли вообще этим документам доверять к бизнесу отношения не имеют:)

stas_makarov_ljМногие руководители, как авторитарные родители, стремятся контролировать буквально каждый шаг своих подчиненных, давая указания по самым очевидным задачам и требуя согласования по самым ничтожным поводам. Этот управленческий подход доведения детализации контроля почти до абсурда называют микроменеджмент.

Словари дают нам такое определение:

  • to manage or control with excessive attention to minor details. – Dictionary.com
  • to manage especially with excessive control or attention to details – Merriam Webster

Микроменеджмент — это управление или контроль с чрезмерным вниманием к мелким деталям. ОК, ведь нужно стремиться к максимальной детализации, чтобы повысить качество бизнес-процессов! Но так ли это на самом деле?

Приведу пример из физики:

Классическая ньютоновская механика превосходно описывает движение небесных тел, падение яблока на землю, полет барона Мюнхгаузена на ядре и многое другое — пока речь идет о довольно крупных материальных объектах.

Но она становится бессильна при при переходе на микроуровень — для описания поведения элементарных частиц вам нужна квантовая механика, по своей природе вероятностная.

Даже вооружившись всеми формулами и самыми мощными микроскопами, нельзя вычислить точное положение даже простого электрона, можно только указать вероятность, с которой он находится в данной точке пространства – и это фундаментальное свойство материи, а не погрешность теории.

Также и с бизнес-процессами:

При переходе на некоторый уровень, дальнейшая детализация становится невозможной, потому что резко возрастает число возможных микровариантов, всех этих «что если», в которых и тонут аналитики, а потом сами заказчики.

Вы не можете полностью исключить неопределенность в бизнес-процессе – и нет смысла стремиться к этому.

Ведь планеты обращаются вокруг Солнца, несмотря на то, что на квантовом уровне мир описывается вероятностными уравнениями.

Не забывайте, что у вас работают живые люди. Остановите микроменеджмент — призывает Кейт Свенсон, один из основоположников Adaptive Case Management. Микроменеджмент это признак недоверия. Вы наняли людей для определенной цели. Если вы не верите, что они будут выполнять свою работу всеми силами, найдите других, либо которые по вашему мнению будут это делать, либо оставьте их в покое, чтобы они могли работать. (http://social-biz.org/2013/05/01/is-micromanagement-a-necessary-part-of-bpm/ )

Микроменеджмент автоматизированный

Дотошный начальник может достать своих подчиненных и без всякой системы. Однако, если вооружить его средствами автоматизации и тотального контроля, то спасения не будет никому.

Инструменты моделирования и автоматизации бизнес-процессов, обычно входящие в состав ECM, позволяют до самых мелочей определить, что должны делать ваши сотрудники с документами в любой ситуации.

Чем детальнее описан процесс, тем лучше — думают многие руководители.

Разве вы слышали когда-нибудь, чтобы в описании бизнес-процесса кто-то просил убрать лишние детали? Людям кажется, что чем подробнее описана работа, тем лучше будут ее делать исполнители, думать им вообще не придется, система сама скажет, что делать.

В результате получаются огромные и запутанные схемы бизнес-процессов, которые сами по себе являются знакомыми и понятными для всех сотрудников и никаких проблем не вызывают.

Возьмем, например, маршрут подготовки и согласования приказа по кадрам в какой-нибудь крупной организации.  Если начать подробно анализировать все возможные ситуации и переходы, то схема этого процесса едва помещается на двух листах формата А1.

С другой стороны, мы знаем, что это довольно простой процесс, который никаких нареканий не вызывает. Так зачем все усложнять?

Чем вреден микроменеджмент

Большинство ситуаций в офисной работе связано с принятием решений, больших или малых — и это кардинально отличает ее от работы на сборочном конвейере, где один и тот же болт надо завернуть каждый раз одинаковым образом.

Микроменеджмент не оставляет сотрудникам пространства для маневра, для собственной инициативы, в результате чего многие полезные вещи никогда не будут сделаны, а руководитель будет постоянно перегружен, потому что с любой ерундой все будут идти к нему.

Синдром выгорания ему в таком случае обеспечен.

Никто не любит слишком сильного контроля. Люди не работают в таких условиях лучше. Как известно, «с дурацкими приказами борются дурацким их исполнением» – ваши сотрудники под прессом микроменеджмента начнут всячески уклоняться от любой ответственности и уж точно не станут делать ничего такого, что не написано в инструкции. А кто возьмется предугадать наперед все возможные ситуации?

Несколько слов в защиту BPM

Если использовать инструменты BPM, оставаясь на разумном уровне детализации и в то же время описывая процесс достаточно полно, то это будет способствовать его ускорению и оптимизации.

Какие правильные вопросы надо задать клиенту, если вам кажется что он требует чрезмерной детализации бизнес-процесса:

  • Дает ли это добавленную стоимость конечному заказчику? (Не внутренним сотрудникам, а внешним людям, кто приносит доход и прибыль.) Если да, то что это конкретно? Измеримо ли это?
  • Дает ли это добавленную стоимость внутренним сотрудникам? Какую и как это измерить?
  • Нужно ли это чтобы избежать порчи продукта или переделывания работы?
  • Требуется ли это регулятором?
  • Что плохого произойдет, если этот шаг или действие в процессе не будет выполнено?
  • Как это реализуется сейчас, в отсутствие BPM?

Потенциально BPM позволяет детализировать процесс сколь угодно подробно: «Взять документ левой рукой, поднять на 10 сантиметров от стола, плавно переместить в направлении лотка с надписью ВХОДЯЩИЕ…»  Но нужны ли вам такие детали? Вы же не пишите программу для станка с ЧПУ!

Page 3

malceffsergeyЛючиана Дюранти является руководителем кафедры архивно-библиотечного дела Университета Британской Колумбии (Канада), встреча с ней пройдет 23 сентября  в форме семинара, посвященного обсуждению основных проблем, связанных с широким распространением в мире электронных документов.

Г-жаДюранти является одним из наиболее уважаемых и известных в мире специалистов в вопросах, связанных с «жизненным циклом» электронных документов. С ее именем связан ряд крупнейших проектов, благодаря которым электронные документы стали реальностью современной жизни. На семинаре доктор Дюранти расскажет о наиболее острых проблемах, связанных с обеспечением доверия к электронным документам и их долговременной сохранности, и о своём новом амбициозном международном проекте InterPARES Trust; также будет обсужден вопрос об участии специалистов из России и стран СНГ в этом проекте.

Проблемы, которые будут обсуждаться на семинаре, давно уже стали для мирового сообщества животрепещущими. Как обеспечить аутентичность и доступность электронных документов в условиях быстрых технологических изменений (например, в связи с износом либо устареванием оборудования и программного обеспечения, с помощью которых документы были созданы)? Можно ли быть уверенным в сохранности и надлежащем использовании персональных данных, коммерческих сведений и т.д., когда они хранятся в «облаке»? Все это не менее актуально для отечественных документоведов, для пользователей систем электронного документооборота, а в отношении персональных данных – и для каждого из нас.

Семинар состоится 23 сентября с 11.00 до 15.00 часов.

Место проведения – отель Холидей Инн в Сокольниках, зал «Полянка».
Участие в семинаре бесплатное.
Регистрация

Page 4

|

malceffsergeyНаталья Храмцовская пишет в свое блоге, что 26 августа 2013 года на zakupki.gov.ru  опубликована информация, что Минкомсвязи проводит открытый конкурс на право заключения государственного контракта на выполнение работ в 2013 году по осуществлению перехода на обмен электронными документами при взаимодействии ФОИВ между собой и с Правительством РФ до 2017 года, с начальной ценой 45 миллионов рублей. Сведения о конкурсе (заказ №0173100007513000021) можно найти здесь:»То, что Минкомсвязи хранило молчание по поводу этого конкурса, в том числе и на заседаниях сформированного при нём Экспертного совета, где обсуждалась именно эта тематика, и (не совсем законное, поскольку виды работ достаточно разные и могут выполняться более-менее независимо) отсутствие деления на лоты наводят на мысль о том, что конкурс рассчитан на конкретную организацию-победителя. На какую именно, подсказывает пункт в конкурсной документации о месте выполнения работ — территория ФГУП НИИ «Восход» 🙂 Как водится у наших Мюнхгаузенов, запланирован очередной послеобеденный подвиг– максимальный срок выполнения работ составляет 65 календарных дней с даты заключения контракта. Таким образом, исполнитель будет зарабатывать по миллиону каждый рабочий день :)».Результатом работ этапа I является:    Системный проект национальной платформы СЭД и сервисов электронного взаимодействия;    Проект национального стандарта (пакет проектов национальных стандартов) формата файла электронного документа;    Проект регламента хранения электронных документов;    Прототип национальной платформы системы электронного документооборота.

В основу создания национальной платформы СЭД должны быть положены следующие принципы:

   Использование «облачных» технологий;    Многопользовательский режим работы с СЭД ФОИВ;    Однократный ввод информации в любую из СЭД и многократное ее использование в различных СЭД ФОИВ;    Возможность использования электронной подписи на всех стадиях работы с документами в полном объеме;    Возможность работы с документами, подписанными несколькими электронными подписями (электронными подписями нескольких должностных лиц);    Разграничение доступа к информации и операциям;    Информирование пользователей о событиях, требующих их внимания (контроль);    Защита информации;    Интеграция с инфраструктурой электронного правительства.

Подробности в блоге Натальи Храмцовской

Источник: https://ecm-community.livejournal.com/204532.html

Нужно ли делать бумажные копии электронных документов

Подлинник электронного документа это

Нужно ли предпринимателям создавать для электронных документов бумажные копии? Этот вопрос может показаться абсурдным, ведь сам смысл цифровизации предполагает упрощение документооборота, а не его умножение. Однако в российской реальности не всё так однозначно. 

Некоторые компании прибегают к хранению бумажных копий в надежде, что это защитит их от рисков, другие считают, что старый формат удобнее в работе.

Почему многие надеются на бумажные копии

Происходящее можно попробовать объяснить через два ключевых момента.

Во-первых, в стране ещё не случилась полная и бесповоротная миграция от бумажных документов к электронным аналогам.

Распространены ситуации, когда, например, бумажная копия электронной накладной нужна водителю или работнику склада, а бумажная копия договора, подписанного электронной подписью, — менеджеру, юристу или бухгалтеру.

Чаще всего это делается по привычке или из-за низкой цифровизации внутренних процессов. Складские работники или водители могут не использовать специальное ПО для логистики, а офис не работать в CRM-системе.

Во-вторых, у некоторых предпринимателей доверие к бумаге больше, чем к технологиям. Зачастую это связано с двойственной и осторожной позицией государства.

Если отчётность компания уже сдаёт в электронном виде, то, например, универсальные передаточные документы она ещё может использовать в бумажном.

Бизнес, опасающийся налоговых проверок или судебных тяжб с контрагентами, считает, что спасётся от рисков, создавая бумажные копии на всякий случай.

Возникают ситуации, когда компания уже обменивается электронными документами с партнёрами, но «для подстраховки» или «по старинке» продолжает использовать бумажные копии.

Во многих случаях присутствует элемент заблуждения. Бумага сама по себе не поможет ни в суде, ни при общении с инспектором ФНС, ни при отгрузке или разгрузке товара. Электронные документы всегда точнее бумажных, поскольку в них минимизированы возможные искажения данных.

Судебная практика давно и обширно наполнена примерами принятия электронных документов в качестве достаточных доказательств. Электронные архивы удобнее бумажных, поскольку позволяют искать нужные документы за считанные минуты, а доступ к ним защищён надёжнее, чем сейфы в банках.

Тезис об удобстве применения в работе бумаги постепенно становится маргинальным.

Крупный и средний бизнес уходит от этой практики, оснащая водителей, склады, менеджеров, торговых представителей, мерчандайзеров и других работников необходимым софтом, включая специальные мобильные решения, избавляющие от необходимости возить с собой документы. Вопрос максимального отказа от бумаги для значительной части бизнеса будет закрыт в ближайшие годы. 

Где хранить

Самая острая проблема при создании бумажных копий – необходимость физического хранения дополнительных носителей информации.

Для крупных дистрибьюторов, производителей и торговых сетей, где объём внешнего документооборота может исчисляться десятками и сотнями тысяч бумаг в месяц, это вопрос решается достаточно однозначно — хранить в электронном виде в облачных архивах, дата-центрах или собственных серверах.

 Создавать при этом параллельный бумажный архив копий — задача бессмысленная. Для такого количества бумаги, которую нужно беречь в течение 5 лет по требованиям закона, требуются колоссальные по размерам складские помещения.

От внимания налоговой инспекции бумажные копии не спасут. Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт и создаются копии, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.

ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый бумажный документ. Единственный путь — не умножать бумажные копии, а внедрить хороший электронный архив.

Что относить в суд

Рассмотри ещё одну распространённую ситуацию. Одна сторона поставила товар, а другая отказалась платить, ссылаясь на отсутствие бумажных оригиналов сопроводительных документов. Поставщик подал иск в суд. Заканчиваются такие споры одинаково.

Если между компаниями заключён договор, в котором электронный документооборот упомянут как формат взаимодействия, а «пострадавшая» сторона имеет на руках все подтверждающие документы, подписанные электронной подписью, то суд безусловно встанет на её сторону.

Доводы о необходимости «предъявить бумаги» уже не работают.

Наоборот, риск того, что бумажный вариант признают недействительным, поддельным, ошибочным, более вероятен, чем это было бы с электронным оригиналом.

Согласно п. 5 ст. 9 федерального закона от 6 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года №1185-ст).

— Из приведённых нормативно-правовых актов следует, что при осуществлении электронного документооборота подлинником является именно документ в электронном виде, подписанный электронной подписью.

Замена или дублирование подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена, — объясняет глава юридического отдела Edisoft Артём Манушкин.

— Таким образом, даже если электронный документ перевести в бумажный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве подлинника, первого единичного экземпляра. Указанная правовая позиция подтверждается, в том числе письмом ФНС России от 6 февраля 2014 года №ГД-4-3/1984@.

Истории о том, что суды не принимают в качестве доказательств электронные документы и требуется обязательно нести только распечатанные копии, давно потеряли актуальность. Хотя возможность предоставить бумаги ещё остаётся опциональной. 

В соответствии со ст.

41 Арбитражного процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 года №252 утверждён порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа.

«На сегодняшний момент существует возможность предоставления в суд доказательств в форме электронного документа. В случае необходимости стороны могут предоставить электронный документ в суд на бумажном носителе в качестве заверенной копии оригинала», — подытоживают юристы Edisoft.

Эти ситуации единичны, поэтому у бизнеса нет необходимости создавать бумажные копии заранее по каждой сделке. Надо довериться технологиям.

В качестве заглавной иллюстрации к материалу использован фрагмент репродукции неизвестного миниатюриста «Жан Миело за своим столом».

Источник: https://ediweb.com/ru-ru/company/blog/nuzhno-li-delat-bumazhnye-kopii-elektronnym-dokumentam

Дебет-Кредит №5 — Практика — Школа бухгалтера

Подлинник электронного документа это

урока — Все уроки школы — Цей урок українською

Документооборот, основанный на использовании электронных документов, подписанных такими же виртуальными электронными подписями, — так называемый электронный документооборот — уже давно завоевал признание в высокоразвитых странах как реальная альтернатива бумажной волоките и эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Не отставать от прогрессивных мировых тенденций старается и Украина.

До последнего времени понятие электронного документа и электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в несколько ограниченном варианте было представлено лишь в Законе о платежных системах, который дает электронным платежным документам, подписанным ЭЦП, такую же юридическую силу, что и бумажным.

Правовые основы для применения электронных документов в гражданских правоотношениях впервые заложены новым Гражданским кодексом Украины (ГКУ), вступившим в силу с 01.01.04 г. В соответствии со ст.

 207 ГКУ правочин 1 считается осуществленным в письменной форме, если воля сторон выражена при помощи телетайпного, электронного или иного технического средства связи. При осуществлении правочинов допускается применение электронно-цифровой подписи. По сути, ст.

 207 ГКУ приравнивает электронные документы к бумажным 2 и допускает подписывать их электронной подписью в соответствии со специальным законом.

Итак, новый ГКУ в сочетании еще с двумя новыми законами: Законом об электронных документах и Законом об ЭЦП создает правовое поле для широкого применения новых инструментов в гражданских правоотношениях, распространяя их на неограниченную сферу правоотношений (включая взаимоотношения с государственными органами — административные правоотношения).

1 Наиболее близким к этому новому понятию является более привычное понятие сделки.

2 Впрочем, из этого правила имеются исключения. В соответствии со ст.

 8 того же Закона электронный документ не может использоваться как оригинал следующих документов: свидетельства о праве на наследство; документа, который в соответствии с законодательством может быть создан лишь в одном оригинальном экземпляре, кроме существования центрального хранилища оригиналов электронных документов; в иных случаях, предусмотренных законом. В перечисленных случаях оригинал документа должен быть представлен в бумажной форме.

Электронный документ

Определение электронного документа находим в ст. 5 Закона об электронных документах:

«Электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая в себя обязательные реквизиты документа».

Подробные требования по составу и порядку размещения обязательных реквизитов электронных документов будут определяться специальными нормативными актами. Можно с уверенностью предположить, что электронные документы должны содержать все те обязательные реквизиты, что и их бумажные аналоги.

Юридическая сила и доказательность придается электронному документу при помощи так называемой электронной подписи. В соответствии со ст. 6 Закона об электронных документах электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора 3 . По общему правилу, установленному ст.

 7 этого Закона, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Законом предусмотрена также возможность нотариального заверения электронных документов (но пока такой порядок законодательно не урегулирован).

3 Примечательная способность оригиналов электронных документов к «размножению»: в случае пересылки электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа. При этом одним из основных требований к оригиналу является наличие возможности проверить его целостность (один из способов обеспечения этого — применение ЭЦП, о чем будет сказано ниже).

Электронная цифровая подпись

Под электронной подписью, в принципе, может подразумеваться любой способ подписания электронного документа, в том числе графическое изображение рукописной подписи и обычные пароли. Однако в Законе об ЭЦП акцент сделан на регулировании отношений, связанных с использованием одной разновидности электронной подписи — электронной цифровой подписи 4 .

4 Ее особенность заключается в том, что она основывается на алгоритмах криптографической защиты информации.

ЭЦП накладывается при помощи личного ключа — специального кода, известного только лицу, подписавшему документ.

Подлинность ЭЦП проверяется с помощью открытого ключа — кода проверки, доступного всем остальным субъектам электронного документооборота. Открытый ключ должен быть сертифицирован центром сертификации ключей.

Применение любых других видов электронной подписи допускается на договорных началах.

Однако можно с уверенностью предположить, что вне таких договорных отношений (для других субъектов) другие виды электронной подписи будут практически лишены юридической силы и доказательности.

Другими словами, такие электронные подписи будут что-либо значить только для сторон конкретного договора, в рамках которого они применяются.

Чтобы у каждого «подписанта» была своя, уникальная, подпись, используется так называемый личный ключ — код, который должен быть известен лишь его владельцу.

Если этот код сообщить программе, то согласно криптографическому алгоритму она сформирует уникальное контрольное значение и добавит его к документу.

То есть подпишет электронный документ уникальной ЭЦП хозяина данного личного ключа.

Для проверки достоверности ЭЦП и целостности электронного документа используется другой код — так называемый открытый ключ. В отличие от личного, открытый ключ доступен всем остальным заинтересованным участникам электронного документооборота.

Этот код не позволяет подделать ЭЦП автора электронного документа, но позволяет проверить ее подлинность. Получив этот код, программа, используя уже упомянутый алгоритм, сверит его с полученной вместе с документом ЭЦП автора.

Если эти контрольные значения совпадут, подпись будет считаться подлинной, а полученный документ — целостным.

Заметим, что Закон об ЭЦП предусматривает также электронный аналог печати предприятия — ЭЦП предприятия.

Чтобы повысить степень доверия субъектов правоотношений к системе ЭЦП и уменьшить вероятность подделки таких подписей, законодатели предусмотрели в Законе об ЭЦП первую «линию обороны» — сертификацию открытых ключей специальными организациями — Центрами сертификации ключей (ЦСК) 5 , и вторую «линию обороны» — усиленные сертификаты ключей 6 .

5 ЦСК может стать любой субъект предпринимательства — юридическое или физическое лицо (ст. 8 Закона об ЭЦП).

6 Такие сертификаты смогут выдавать только аккредитованные ЦСК (ст. 9 Закона об ЭЦП). Аккредитация будет означать доверие со стороны государства данному ЦСК. И государственные органы будут признавать только усиленные сертификаты ключей.

Электронный документооборот

Определение такого понятия, как электронный документооборот, находим в ст. 9 Закона об электронных документах:

Электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, сохранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Порядок электронного документооборота определяется его субъектами: государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству 7 . Впрочем, общие правила организации электронного документооборота установлены самим Законом об электронных документах.

7 Это означает, что государственные органы всех уровней будут устанавливать правила электронного документооборота между собой и с юридическими лицами всех форм собственности, а документооборот между юридическими лицами будет осуществляться в порядке, определенном по договоренности сторон. И все это — с соблюдением требований законодательства.

Передача электронных документов осуществляется автором таких документов или посредником с использованием средств информационных и телекоммуникационных средств (например, при помощи той же электронной почты) или путем отправления электронных (машиночитаемых) носителей, на которых записаны документы (дискеты, компакт-диски и т.п.), например по почте.

Хранение электронных документов должно осуществляться на электронных носителях и обеспечивать возможность проверки целостности этих документов в любой момент.

Что же касается срока хранения электронных документов на электронных носителях, то он должен быть не менее срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.

Напомним, требования по срокам хранения документации установлены Главным архивным управлением при КМУ в Перечне № 41.

Итак, мы в общих чертах представили «архитектуру» системы ЭЦП и электронного документооборота, предусмотренную Законом об электронных документах и Законом об ЭЦП.

Однако как эта система будет работать на практике — с уверенностью можно будет говорить лишь после того, как будут изданы необходимые подзаконные акты.

Ведь именно из-за «рамочного» характера указанных законов большинство экспертов сегодня скептически относятся к возможности быстрого распространения новых инструментов в отечественной деловой практике.

Сергей Андриенко

1. ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. Закон об электронных документах

Источник: https://dtkt.com.ua/school/rus/2004/05/05sc10.html

Нужно ли заверять бумажную копию электронного документа

Подлинник электронного документа это

На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде.

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году.

Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике.

С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .

XLS (exel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос

Аналогичная ситуация с судами.

Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы.

Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.

Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью  Укажите место хранения оригинала.

Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив.

До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.

3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа.

Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно.

В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ.

Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально.

Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение.

Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Источник: Клерк.ру

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/49201-delaem-bumazhnuyu-kopiyu-elektronnogo-dokumenta.html

Надо ли заверять бумажную копию электронного документа

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 703-14-66 (Москва) +7 (812) 309-83-27 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

Подлинник & копия

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Источник: https://sroorgru.com/nuzhno-li-zaveryat-bumazhnuyu-kopiyu-elektronnogo-dokumenta/

Юридиада
Добавить комментарий