Положение о службе финансов

Положение о службе финансового планирования и управления

Положение о службе финансов

Положение о службе финансового планирования и управления

I. Общие положения.

1.1.Финансовое управление – формализованная система принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов предприятия и организацией оборота его денежных средств.

1.2.Бюджетирование – это процесс Финансового планирования. Бюджетирование включает в себя следующие этапы:

—  оценка существующего финансового положения ;

— планирование финансовых целей в рамках рассматриваемого периода (результатом является составление бюджета);

— определение управленческих воздействий для достижения запланированных

финансовых целей в рамках системы Финансового управления .

1.3.Бюджет – форма количественного представления годовых или иного периода планов по выполнению основных финансовых целей данного периода.

1.4.Финансово – экономический показатель (ФЭП) – утвержденный Генеральным директором параметр, численное значение которого (запланированное к достижению или фактическое) отражает цели компании и (или) достигнутые результаты.

ФЭПЫ делятся на

—  Финансовые;

—  Экономические;

—  Маркетинговые;

—  Прочие.

Форма ФЭП – таблица, отражающая фактическое (текущее) или планируемое

(на определенный период) состояние Финансово – Экономического Показателя.

Примечание: Финансовые формы ФЭП являются «аналитикой» соответствующих статей финансовых бюджетов.

II.Назначение СФПУ ДФ

Служба Финансового Планирования и Управления Департамента Филиалов предназначена для :

—  планирования и контроля финансово – экономической деятельности филиалов с помощью бюджетов;

—  взаимодействия руководства ООО "ХХХ" с филиалами по линии финансово — экономического управления и получения обратной связи по всем аспектам финансово – экономической деятельности филиалов;

—  создания и адаптации методологии финансового управления для филиалов ООО "ХХХ";

—  подготовки управленческих инициатив на основе анализа ФЭП для руководства департамента филиалов и управляющих;

—  участия в Стратегическом Планировании деятельности ООО "ХХХ" и ДФ.

III. Цель и Основные функции СФПУ ДФ.

Основной целью Службы Финансового планирования и Управления Является планирование и отслеживание финансово-экономических аспектов деятельности филиалов, их анализ и подготовка управленческих инициатив, цель которых — достижение плановых показателей бюджетов и повышение эффективности деятельности филиалов ООО "ХХХ", а также разработка элементов Концепции ООО "ХХХ", касающихся деятельности филиалов.

Основные функции:

3.1.Управление бюджетированием:

—  формирование сводного бюджета Департамента Филиалов (ДФ) на основании консолидации бюджетов филиалов ООО "ХХХ" и отдела ДФ;

—  анализ и приведение бюджета ДФ в соответствии с утвержденными статьями Стратегического и Главного бюджета Группы Фирм Дестрибуции (ГФД);

—  своевременное предоставление данных по сводному бюджету в Финансовый Департамент (ФД) в виде форм, утвержденных в рамках системы формирования Главного бюджета ГФД;

—  согласование всех необходимых изменений в бюджете ДФ, для включения их в Главный бюджет ГФД;

—  текущий (в течении месяца) контроль за исполнением БДДС ДФ;

—  предоставление в Финансовый Отдел справок к Стратегическому бюджету по статьям, которые входят в бюджет ДФ;

—  подготовка сводного отчета о ДДС по филиалам ООО "ХХХ", составление аналитической записки по причинам отклонения фактических показателей от плановых;

—  подготовка управленческих решений на основе анализа причин отклонения фактических показателей от плановых.

3.2. Анализ, планирование и контроль ФЭП филиалов

—  планирование ФЭП в соответствии с утвержденными планами деятельности филиалов;

—  контроль ФЭП;

—  анализ ФЭП и подготовка управленческих инициатив по их результатам.

3.3. Ведение рейтинга филиалов.

—  обработка поступающих данных и составление рейтинга филиалов;

—  ежемесячное подведение итогов и выставление оценок;

—  осуществление обратной связи с филиалами по вопросу рейтинга.

3.4. Осуществление связи между руководством ООО "ХХХ" и филиалами в части финансово – экономической деятельности филиалов.

—  предоставление руководству ООО "ХХХ" и Управляющим ДФ необходимой информации по финансово – экономической деятельности филиала;

— доведение до филиалов распоряжений руководства ООО "ХХХ", касающихся их финансово – экономической деятельности;

—  разработка и подготовка соответствующих распоряжений по филиалам.

3.5. Участие в Стратегическом планировании.

—  участие в разработке Стратегического Бюджета деятельности ООО "ХХХ" в части касающейся деятельности филиалов;

—  участие в разработке ОФЭП ООО "ХХХ" в части касающейся деятельности филиалов;

—  разработка Стратегии регионального развития ООО "ХХХ" на год (три года).

IV.Организационная структура СФПУ ДФ.

4.1.СФПУ является структурным подразделением ДФ ООО "ХХХ".

4.2.Руководство СФПУ осуществляется начальником СФПУ ДФ, который подчиняется непосредственно Зам. Ген. директора по филиалам.

Прямым начальником для СФПУ является :

—  Зам. Ген. директора по филиалам.

4.3. Организационно-штатная структура СФПУ ДФ утверждается приказом о штатном расписании и может быть изменена в связи с увеличением объема работ и/или круга выполняемых задач (обязанностей).

Общая организационная структура СФПУ ДФ представлена на следующей схеме:

V. Взаимодействие с другими подразделениями.

5.1. Взаимодействие с другими подразделениями осуществляется для выполнения основных функций СФПУ и в рамках необходимости для выполнения этих функций.

5.2. Взаимодействие с филиалами осуществляется в виде обмена нормативными документами, а также получения от филиалов установленных и прочих форм отчетности.

5.3. Взаимодействие с Управляющими осуществляется как в рамках повторяющихся мероприятий, так и в текущем режиме. Повторяющимися мероприятиями является ежеквартальное и ежемесячное планирование бюджетов ДФ и ФЭПов.

К текущему взаимодействию относится взаимодействие при решении вопросов, связанных с координацией деятельности между Управлениями и решения вопросов, инициированных к исполнению Заместителем Ген. директора по филиалам.

5.4. В случае получения запросов от подразделений ООО "ХХХ" или филиалов СФПУ предоставляет запрошенную информацию исходя из соображений целесообразности и/или конфиденциальности.

VI. Планирование работы.

6.1.Работа СФПУ осуществляется на основании :

—  Целей ДФ на год;

—  Годового плана ДФ по направлениям;

—  Календарного плана ДФ;

—  Текущего ежемесячного плана работы СФПУ ДФ.

6.2. Корректировка планов.

Корректировка планов СФПУ ДФ осуществляется на еженедельном совещании СФПУ c Зам. Ген. директора по филиалам;

Корректировка планов сотрудников СФПУ ДФ осуществляется на еженедельном внутреннем совещании СФПУ ДФ.

VII. Отчетность.

7.1. По результатам выполнения оперативного плана начальник СФПУ ДФ ежемесячно предоставляет отчет Зам. Ген. директора по филиалам.

7.2.  Сотрудники СФПУ ДФ отчитываются о проделанной работе на еженедельном совещании СФПУ ДФ.

Источник: https://hr-portal.ru/doki/polozhenie-o-sluzhbe-finansovogo-planirovaniya-i-upravleniya

Служба финансового контроля

Положение о службе финансов

Формирование финансового отдела на предприятии — ответственная задача. Функции финансового отдела постоянно расширяются и формируются, исходя из задач, решение которых – обязанности начальника финансового отдела.

Функции финансовой службы:

  • Финансовый контролинг — одна из основных задач финансовой службы, которая заключается в формировании планов и контроля за их исполнением.

    Исполнение данной функции связанно не только с учетом и анализом, но и контролем над исполнением бизнес-процессов предприятия.

Рисунок 1.

Контроль исполнения бюджета движения денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

  • Казначейство. Управление денежными средствами компании, формирование платёжного календаря, контроль состояния взаиморасчетов – все это функции казначейства и недооценить их важность невозможно.
  • Организация и ведение бухгалтерского и налогового учёта. Данная функция не требует особого разъяснения. Единственное, на чем хочется заострить внимание – это разграничение функций Главного бухгалтера и финансового директора (руководителя финансового отдела). Ответственность главного бухгалтера – ведение регламентированного и налогового учета в соответствии с требованиями законодательства, своевременное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, отражение фактов хозяйственной деятельности компании на регистрах бухгалтерского учета. Обязанности начальника финансового отдела заключаются в планировании деятельности компании, его финансового результата, в том числе и в условиях постоянно изменяющегося законодательства. Функция налогового планирования – прямая ответственность финансового директора компании. Структура подчинения Главного бухгалтера – тоже тема отдельного разговора. С одной стороны главный бухгалтер входит в зону ответственности финансового директора и должен ему подчиняться, с другой, в соответствии с законом «о бухгалтерском учете», главный бухгалтер подчиняется непосредственно Генеральному директору организации. Самый простой выход в данной ситуации – двойственное подчинение главного бухгалтера.

Следует понимать, что в конкретной компании схема работы финансового отдела может не ограничивать задачи, стоящие перед финансовым директором в процессе организации отдела.

Структура финансовой службы

После того, как определены обязанности финансового отдела, можно приступать к формированию его структуры.

https://www.youtube.com/watch?v=NxELk62poio

Работа финансовой службы может быть организована по следующей схеме:

Рисунок 2. Структура финансовой службы.

При этом подразделения «Договорной отдел» и «IT отдел» не входят в состав ФЭО, но стратегически подчинены Финансовому директору.

Самое простое — выделить для реализации каждой функции отдельную службу.

Но никто не мешает дробить функцию на несколько служб или, наоборот, объединять несколько функций в одну службу.

Определив структуру и задачи финансового отдела, необходимо приступать к разработке внутренних регламентов.

Регламент работы финансового отдела

Что включают в себя регламенты финансовой службы?

Регламент финансового отдела – это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес-процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом финансовой службы предприятия. Последние часто называют HR-процессами.

В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансовой службы, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда.

При изменении требований к функциональным обязанностям сотрудников со стороны руководства компании регламентирующие документы, утвержденные ранее, позволят свести к минимуму потенциальные конфликты, изменить штатную численность и пересмотреть заработную плату.

Рисунок 3. Процесс согласования на примере программного продукта «WA: Финансист».

Совокупность задач финансового отдела, его регламенты и структура составляют основу для формирования итогового документа — Положение о финансовой службе предприятия.

Настоящее положение представляет собой внутренний регламентирующий документ, который имеет следующую структуру:

1. Организационно-функциональная структура финансовой службы. Обычно организационная структура представляет собой организационную диаграмму с выделением отделов и описанием их функций. Для целей HR-планирования полезно на диаграмме вывести информацию о количестве штатных единиц (существующих и планируемых).

2. Структурная и штатная численность финансовой службы. Как правило данная информация формируется в виде таблицы с обязательным указанием названий отделов, должностей, количества действующих и вакантных штатных единиц.

3. Основные цели и задачи финансовой службы. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения. Задачи определяются для каждого отдела.

4. Матрица функций. Это таблица, в которой по вертикали расположены функции финансовой службы, а по горизонтали – организационные звенья, то есть руководители и ключевые сотрудники отделов службы. На пересечении строк и граф делается отметка (кто за что отвечает). Матрица функций даёт представление о возможной загрузке отделов и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.

5. Порядок взаимодействия сотрудников финансовой службы.

Обычно выделяют внутренний порядок взаимодействия – между отдельными сотрудниками и (или) структурными подразделениями компании и внешний – с отдельными лицами (например, особо крупными клиентами) или государственными (коммерческими) организациями. Порядок взаимодействия разрабатывается с учетом организационной структуры компании в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.

Рисунок 4. Порядок взаимодействия сотрудников на примере программного продукта «WA: Финансист».

6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций.

В данном разделе подробно прописывается процедура подачи апелляции или выражения несогласия по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – начальник финансово-экономического отдела – рядовой сотрудник».

Это касается любых вопросов и предложений (полученное задание, принимаемое решение, несоразмерная компенсация, поощрение или наказание), в том числе инновационных, которые могут возникнуть и у сотрудника, и у его непосредственного руководителя.

7. Система показателей, позволяющих оценить работу финансового директора и финансовой службы. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа финансового директора и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.

8. Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с Положением и процедура его хранения..

Если руководителем финансовой службы является финансовый директор, то его деятельность регламентируется должностной инструкцией финансового директора. Если планово-финансовый отдел, выделен в отдельное подразделение, то при разработке должностной инструкции начальника финансового отдела нужно применять общие правила формирования должностных инструкций.

Подробная должностная инструкция включает, как правило, следующие пункты:

1. Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и пр.

2. Требования к квалификации. Формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности. Чем подробнее будет заполнен этот раздел, тем меньше потом будет возникать вопросов у специалиста о необходимости выполнения тех или иных задач. Следовательно, этот раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.

4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. Имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать.

5. Права специалиста. Описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.

6. Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий. В нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.

7. Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.

Стоит отметить, что эффективная деятельность финансового отдела невозможна без качественной информационной системы.

Все больше организаций выбирают решение на платформе 1С — «WA: ФИНАНСИСТ», представляющее собой линейку программных продуктов для автоматизации управления финансами в организациях среднего и крупного бизнеса.

Модули «WA: ФИНАНСИСТ»:

  • Казначейство, БДДС
  • Бюджетирование доходов и расходов, ББЛ и пр.
  • Учет и отчетность по МСФО
  • Управленческий учет по корпоративным стандартам
  • Управление договорами: от согласования до исполнения

Рисунок 5. Формирование ОДДС прямым и косвенным методом на примере программного продукта «WA: Финансист».

С использованием «WA: ФИНАНСИСТ» финансовые отделы предприятий эффективно решают следующие задачи:

  • Прогнозирование финансового состояния предприятия и моделирование экономических показателей бизнеса, определение плановых результатов.
  • Удобное и безошибочное планирование / контроль доходов, расходов и денежных потоков компании.
  • Оптимизация использования денег, повышение финансовой эффективности и устойчивости бизнеса.
  • Увеличение ликвидности и доходности бизнеса, в том числе, за счет минимизации использования заемных средств.
  • Повышение качества и обоснованности управленческих решений и прозрачности Бизнеса в целом.
  • Своевременность и достоверность финансовой отчетности по международным или корпоративным стандартам.
  • Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и всесторонний контроль.
  • Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени персональной ответственности сотрудников.
  • Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок финансистов в повседневной работе.

записи прошедших вебинаров по теме «Управленческий учет / МСФО»

См. подробнее в следующих разделах:

  • Функции финансового директора
  • Роль финансового менеджера

Источник: https://www.1cashflow.ru/finansovyy-otdel

Юридиада
Добавить комментарий