Сортировка документов в архиве

Архивное хранение электронных документов #электронный архив #СЭД #ECMJ

Сортировка документов в архиве

В«It's hard to look right

To achieve you, baaaabehВ»

�з современной песни

После автоматизации документооборота, неизменно возникает вопрос о хранении документов.

Неужели автоматизация прошла даром и на последнем этапе документ придется распечатывать, чтобы обеспечить его архивное хранение?

Сложности обеспечения сохранности электронных документов объясняются быстрым устареванием компьютерной техники, несовершенством информационных носителей и отсутствием успешных международной практик в этой области. Однако существуют документы, в которых описаны требования и рекомендации по хранению электронных документов.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения.

�з-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ созданный много лет назад будет невозможно прочитать, из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей.

Например уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенным носителями информации.

Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать.

�мея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтоб не открывая каждый документ пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров.

Не зря на сегодняшний день все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Должна быть обеспечена возможность установки логических связей между документами, для правильной интерпретации текста документа.

Например суть договора, в котором идет ссылка на приложение к договору, будет не понята в полной мере без прочтения приложения.

Поэтому визуально и физически эти два документа должны быть связаны для быстрого и удобного поиска.

Согласно РґСЂСѓРіРѕРіРѕ документа — Рекомендации РїРѕ комплектованию, учету Рё организации хранения электронных архивных документов РІ архивах организаций, организации должны разработать внутренние нормативные документы РїРѕ комплектованию, учету, хранению Рё использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена РІ этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Прием документов в архив организации и информационные системы

В рекомендациях говорится о том, что «технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации», а так же что «архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов».

Также определено, что в архив организации должны передаваться документы со сроком хранения более 10 лет.

Документы со сроком хранения менее 10 лет должны храниться в информационной системе организации, в которой были созданы.

«При этом они должны быть систематизированы в соответствии с существующей на предприятии номенклатурой дел и проиндексированы в соответствии с правилами для дел бумажных документов».

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:

●    РџСЂРё сдаче документов РІ архив РёС… необходимо сконвертировать РІ формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.

●    Учетной единицей электронных документов РІ архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа. Контейнер электронного документа представляет СЃРѕР±РѕР№ zip-архив, который содержит сам документ Рё его метаданные, включая Р­Рџ.

●    Систематизация документов РІ дела Рё распределение РІ контейнеры проводится РІ подразделении, РІ котором ведется дело.

●    Контейнеры РЅР° хранение РјРѕРіСѓС‚ передаваться РїРѕ сети или РЅР° обособленном носителе информации однократной записи РІ РґРІСѓС… экземплярах –основной Рё рабочий.

●    Учету подлежат РІСЃРµ хранящиеся РІ архиве организации электронные документы Рё РѕРїРёСЃРё электронных документов, дел.

●    Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью РёС… архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять РЅР° футляре носителя. РџСЂРё хранении электронного документа РІ информационной системе шифр включается РІ метаданные контейнера документа

●    Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что Рё архивный шифр хранения бумажных документов Рё дополнительно указывается отметка Рѕ статусе экземпляра электронных документов: (РѕСЃРЅ.) –основной, (раб.) – рабочий.

Требования к сохранности электронных документов

Описаны процедуры для обеспечения сохранности ЭД и требования для хранения боксов с обособленными носителями информации: «Должна проводиться проверка наличия и состояния документа при сдаче в архив, раз в три года и при перемещении архива в другое место, при смене руководителя архива, при переносе документов на другие носители и перед передачей документов в государственный архив. В документе описаны правила и цели проведения проверки».

Выдача документов

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации.

В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

* * *

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. � хочется верить, что совсем скоро  мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Arkhivnoe-khranenie-ehlektronnykh-dokumentov.aspx

Архивная обработка документов — составление описи документов, оформление документов

Сортировка документов в архиве

Архивная обработка документов (архивирование, архивация) – мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации. Архивная обработка документов (обработка архива), выполняемая нашей компанией, включает в себя:

  • осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объёма  работ;
  • экспертиза ценности документов (отбор дел по статьям и срокам хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», оценка научно-практической, экономической  целесообразности хранения документов);
  • архивные работы по обработке дел постоянного срока хранения (полистный просмотр документов, упорядочение документов, составление  внутренней описи дела, составление описи дел постоянного срока хранения);
  • обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);
  • обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);
  • отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению,вывоз и уничтожениедокументов, составление акта об уничтожении);
  • переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).

Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством Российской Федерации. Например, для бухгалтерских документов он составляет пять и более лет. А документы отдела кадров должны храниться до прекращения деятельности предприятия.

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в такой области как архивное дело, использование современной материально-технической базы является гарантией того, что все работы будут произведены качественно и в срок. Архивная обработка документов, выполняется командой профессиональных архивистов.

Наименование видов работ и услугЕдиницаизмеренияСтоимость за ед. в руб. с учетом НДС 20%
Систематизация документов по 4 условным параметрам: по фондовой принадлежности, по структурным частям, по годам, по видам документов1 дело (4 параметра)35,00
Проведение полистной экспертизы научной и практической ценности документов1 дело до 250 листов45,00
Разброшюровка дел1 дело20,00
Подготовка лицевого счета сотрудника к архивной обработке (разрезка, систематизация, наклейка расчетных машиносчетных листов на лицевой счет)1 лицевой счет 35,00
Научно-техническая обработка документации по личному составу и основной деятельности с длительными и постоянными сроками хранения в соответствии с федеральным архивным законодательством1 дело 250л500,00
Оформление дел после научно-технической обработки (постановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя)1 дело35,00
Нумерация листов в деле1 лист0,50 
Составление описи дел в соответствии с требованиями федерального архивного законодательства.1 единица учета 10,00
Составление упрощенной описи1 единица учета 10,00
Составление внутренней описи на документы1 позиция 10,00
Оформление описи дел, актов, иных документов машинописным способом1 лист А4 100,00
Упаковка/переупаковка единиц учета в коробаза короб 15,00
Сверка наличия содержимого короба по описи1 единица учета15,00
Оформление корешка дела в соответствии с требованиями Заказчика1 дело15,00
Отбор и выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.1 дело 30,00
Составление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными федеральными архивными требованиями. 1 позиция10,00
Перемещение дел, архивных коробов, связок в процессе архивно-технических работ из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище1 пачка (10 дел)10,00
Изъятие скрепок, степлерных скоб, файлов1 блок (до 4 см) 20,00

Набор архивных услуг

Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний.

На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива.

Для того чтобы государственная проверка не застала вас врасплох и не привела к жестким санкциям, советуем время от времени осуществлять профилактическую ревизию при помощи архивной фирмы.

  • Первый этап – проведение экспертизы ценности документов, в ходе которой производится оценка ценности и актуальности тех или иных документов. При этом необходимо присутствие сотрудника организации-заказчика.
  • Затем производят систематизацию и оформление дел. По каждому вопросу ведется формирование так называемых дел. К «делу» прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу.
  • После этого занимаются оформлением описей. Создаются специальные перечни всех дел, сопровождаемые необходимыми пометками, рассчитанными на быстрое нахождение и отбор в случае необходимости. Упрощение процедуры выдачи справок.
  • После проведения описей часть документации подготавливается к уничтожению либо передаче в государственные архивы.
  • Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры).

Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы.

Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов.

Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.

В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище.

Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.

Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.

Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации?

В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы.

Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.

Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами.

Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов.

И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала.

Полезные материалы по теме:

 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

 Оформление внутренней описи документов Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)

Источник: http://arhivuslugi.ru/menu_16.html

Сортировка документов для архива

Сортировка документов в архиве

На Студопедии вы можете прочитать про: Формирование дел для архивного хранения. Навести порядок в распечатанных документах — как по работе, так и личных целях — можно без особых хлопот, если упорядочить их по алфавиту. Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением.

  • Архивариус и делопроизводитель
  • работа с архивными документами
  • Организация документов в архиве.
  • Абонентское обслуживание
  • Архивные услуги
  • Как систематизировать архив
  • Совет 1: Как упорядочить документы.
  • Подолгу ищете нужные документы?
  • Возможно совмещение с основной работой.
  • Порядок архивации документов

Условимся дальше для простоты весь объем ваших бумаг и документов называть архивом. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Ведь строгий порядок документооборота обеспечивает здоровье «организма» всего предприятия.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Архивная обработка документов, образующихся в процессе деятельности организации, вне зависимости от формы собственности проводится в соответствии с законом РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (со всеми изменениями и дополнениями).

Мы предлагаем: Стабильную заработную плату. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Вакансии в области архивного дела в Екатеринбурге и регионах

Сортировка (очистка документов от папок/скрепок/файлов) от 500 руб. Обработка дел, систематизация номенклатуры. Переплет, прошивка документов (практические рекомендации). Дела сдаются в архив по описи, при этом в момент сдачи проверяется их наличие.

Консультации по архивному делу и делопроизводству Архивная обработка документов Сдача документов в архив Переплёт документов Сканирование документов Создание и Анализ документов; Сортировка и разбор архива Как упорядочить документы Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и КарьерыКак упорядочить документы Советы Эксперта — Консультанта по Если возникнет необходимость, надпишите их карандашом или наклейте стикер (чтобы не запутаться в процессе сортировки). Как сшить документы для архива Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой? Подготовка документов для хранения в архиве. Проводит подготовку… справочного аппарата к хранящимся в архиве документам.

В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение — и текущее, и В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.

Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. Составление учетных документов в архиве.

Исходя из требований нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Каждая категория размещается в разных полках.

В воображении при этом рисуются пыльные кипы бумаг, а дальше знания о хранилище мысль не идет.

Формирование дел для архивного хранения — Студопедия

У нас Вы найдете более 116 свежих вакансий от прямых работодателей, с зарплатой до 150000 руб. Через год комиссией по разборке архивов Петербурга (тогдашней столицы) были даны практически аналогичные указания, касающиеся несекретных дел.

Информационный портал НААР — актуальные материалы для профессионалов по работе с документами, архивами, информацией.

Перед началом архивации нами оценивается состояние имеющихся ценных документов и комнат для их хранения.

При передаче документов в архив следует руководствоваться Правилами работы архивных подразделении органов государствен -? Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.

↣ Осталось оформить документы.↣ Хранение и учет архивных документов↣ Сортировка документов в архиве↣ Сортировка документов в бухгалтерии↣ Архивное хранение (хранение в архиве).↣ Наводим порядок в архиве.

Сегодня речь пойдет о сортировке и хранении документов, как личных, так и рабочих.

Обязанности: сортировка документов, подшивка, маркеровка, сдача в архив для дальнейшей утилизации Условия: без опыта работы, возможен гибкий график, своевременная оплата Требования: исполнительность, ответственность, аккуратность.

В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют Однако работа по формированию дел для передачи в архив организации — прямая обязанность сотрудников структурных подразделений.

Причем архив может быть как государственным, так и частным. Сортировать документы удобно по значимости, разделив на три срока — «срочно», «повседневная», «архив». Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. Работа перспективная с гибким, свободным графиком. Требуется фасовщик-сортировщик архивных документов (бланков) на дому.

Полная, временная и частичная занятость. Сортировщик архивных документов Функциональные обязанности: прием, учет, размещение поступающих на хранение архивных документов, ведение, оформление, учет и обеспечение сохранности документов, хранящихся в архиве. Правильная организация архива значительно облегчит работу.

Караганда, Карагандинская область, Казыбекбийский район Добавлено: в 12:46, 25 января 2019 Компания ТОО Элит-П Запись на собеседование по тел. Сдача документов в архив На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается.

Сортировщик архивных документов требуется.

Делопроизводство — Как правильно организовать архив

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись. И не столь важно, о каком архиве идет Для начала дадим определение самому совершаемому действию. Требования: исполнительность, ответственность, аккуратность.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии: формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве. оформление дел в соответствии с установленным порядком. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Архив организации в соответствии с положением о нем (в приложении 20 приводится примерное положение об архиве организации) комплектуется Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Быстрый и удобный поиск вакансий с ГородРабот.ру.

Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю. При работе с некоторыми типами документов сортировка по номеру документа либо по дате утверждения документа позволяет быстро найти в списке нужный документ, для которого данные реквизиты заранее известны.

Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до момента востребования предприятием. Все поступающие документы сразу должны попадать в свой контейнер. В категории «срочно» размещаются документы, которые нужно срочно решить.

Архивная обработка дел — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.

Передача документов на архивное хранение

Порядок оформления архивных дел следующий Страница 8 из 16.

  1. Архив с нуля: подготовительные работы.
  2. 3.6. Учет документов в архиве
  3. Сортировка документов в архиве.
  4. Архивное хранение документов
  5. Популярная Работа
  6. Методы сортировки документов по папкам
  7. Архивная обработка документов
  8. Что такое архивная обработка документов
  9. Подготовка документов к сдаче в архив
  10. Папка «Личные документы».

Архивное хранение документов является обязательным для каждой организации, поскольку Архив, в котором будут храниться бумажные варианты документов, должен располагаться только в Сроки хранения документов в архиве. Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Требования, обязанности, условия Обязанности: прием, учет, размещение поступающих на хранение архивных документов, ведение, оформление, учет и обеспечение сохранности документов..

Ищете работу по запросу «сортировщик архивных документов» в Москве? Создаем папку «Личные документы», на которую обязательно нужно установить пароль от случайного взгляда недоброжелателя. 874 — Показать номер — Сортировщик архивных документов требуется…

документы для передачи в архив, копии документов и переводы, заверяемые нотариусом. Сортировка документов с целью уничтожения дел. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки 6.7.

СТОИМОСТЬ УГЛУГ: ВЫВОЗ УНИЧТОЖЕНИЕ АРХИВОВ/ДОКУМЕНТОВ НА ТЕРРИТОРИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ: Наименование. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве.

Архив-Сервис проводит архивную обработку и систематизацию дел как постоянного срока хранения и по личному составу с последующей передачей на государственное или внеофисное хранение документов, так и краткосрочных сроков хранения. Краткое описание документа Номенклатура дел.

Специализированные программы, которые классифицируют файлы и добавляют дополнительный функционал, по их сортировке.

Источник: http://naturev.ga/3735-sortirovka-dokumentov-dlya-arhiva

Архивная обработка документов

Сортировка документов в архиве

Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения.

Единицы хранения должны быть сформированы, оформлены и описаны в соответствии с правилами архивной обработки документов, обеспечивающими их учёт, поиск и использование.

Корпорация ЭЛАР предоставляет комплекс услуг по профессиональной архивной обработке и упорядочиванию документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.

Специалисты корпорации имеют большой опыт работы в области архивного дела и помогут навести порядок в существующем архиве, создать архив с нуля, а также обеспечить эффективное управление документами в организации.

Задача 1. Формирование архива организации

Классификация и сортировка позволяют значительно упростить поиск и управление документами. При этом большинство (до 90 %) документов организаций имеет кратковременный срок хранения, и выделение их к уничтожению даёт возможность освободить занимаемые архивом площади.

Специалисты корпорации ЭЛАР помогут

  • Организовать эффективную работу с документами в архиве и подразделениях организации
  • Составить номенклатуру дел и разработать научно-методическую базу
  • Навести порядок в существующих бумажных массивах
  • Избавиться от ненужных документов и освободить место

Задача 2. Подготовка и передача дел на государственное хранение

Многие из документов имеют историческое, социальное, научное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Специалисты корпорации ЭЛАР помогут

  • Систематизировать архивные документы в соответствии с требованиями законодательства
  • Выделить массивы к передаче на государственное хранение
  • Уничтожить дела с истекшим сроком хранения
  • Подготовить необходимые учетные документы и передать отобранные дела в государственный архив

Состав работ

Экспертиза научной и практическойценности документов

На основании критериев ценности определяются сроки хранения и производится отбор документов на постоянное хранение.

В утверждённых форматах составляются описи дел, а также
акты о выделении дел к уничтожению.

Совершенствование работы с документами

На основе анализа устоявшихся процессов делопроизводства в организации выстраивается номенклатура дел и разрабатывается научно-методическая база в соответствии с архивным законодательством и стандартами организации.

Систематизация дел

Выбирается оптимальная схема систематизации, исходя из структуры фондообразователя, функций его деятельности, видов и разновидностей документов, а также тем, освещаемых в документах фонда.

Внутри фонда дела группируются последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным:

  • структурному (в соответствии со структурой организации);
  • хронологическому (по периодам и датам);
  • функциональному, отраслевому, тематическому и т.д.

Формирование дел

Документы распределяются по делам в соответствии с выбранной схемой систематизации. Внутри дела документы, в зависимости от типа, располагаются в хронологическом порядке, по алфавиту авторов и корреспондентов, последовательно в соответствии с освещаемыми вопросами и т.д.

Организация работ

Корпорация ЭЛАР обладает постоянным штатом специалистов архивного дела наивысшей квалификации, имеющих опыт работы со сложнейшими архивами, как по составу документов, так и по их количеству и состоянию, что позволяет выполнять проекты любой сложности и объёма.

В штате корпорации имеются отдельные бригады, состоящие из самых высококвалифицированных сотрудников ЭЛАР, в том числе имеющих допуск к работе с конфиденциальной информацией.

Перед началом проекта всегда проводится бесплатная экспертиза состава и объёма работ

Специалисты ЭЛАР обладают опытом реализации проектов в организациях, имеющих территориально распределённую структуру.

В подобных случаях все работы выполняются на основании согласуемого с заказчиком план-графика, который предусматривает параллельное ведение работ одновременно в нескольких подразделениях организации: завершив обработку документов на одном объекте, отдельная бригада специалистов ЭЛАР тут же приступает к работе в следующем подразделении заказчика.

Данный подход обеспечивает оперативность выполнения проекта и максимально эффективное распределение трудовых ресурсов.

Оформление дел

В зависимости от сроков хранения, проводится полное или частичное оформление дел в чётком соответствии со стандартами Росархива:

  • подшивка и переплёт дел
  • нумерация листов и составление листов-заверителей
  • составление, в необходимых случаях, внутренних описей документов
  • оформление обложек дел

В случае необходимости, проводится реставрация и/или консервация документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Применяются только высококачественные материалы, но возможно использование любых материалов, в зависимости от требований и технических условий заказчика.

Составление учётных документов

В завершении составляются архивные описи на все завершённые в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности дела, а также подготавливается историческая справка к фонду организации.

Передача дел на государственное хранение

В случае необходимости, специалисты ЭЛАР готовы осуществить передачу обработанных и подготовленных документов в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого являются организации заказчика.

В состав услуги входит:

  • представление описей дел в ЭПК соответствующего архивного учреждения
  • экспедирование документов, в том числе специализированным транспортом
  • услуги по временному хранению документов до передачи их в государственный архив

Конфиденциальное уничтожение документов

Наряду с архивной обработкой корпорация ЭЛАР предлагает полный спектр услуг, связанных с утилизацией документов.

Уничтожение документов проводится конфиденциально и выполняется различными способами в зависимости от ценности документов и пожеланий заказчика.

Задача упорядочения и систематизации архивных документов неизбежно встаёт перед всеми организациями, осуществляющими свою деятельность в соответствии с законодательством РФ.
Сотрудники корпорации в кратчайшие сроки наведут порядок в архивных документах и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе к оцифровке, перемещению или внеофисному хранению.

Дополнительные услуги

Внедрение элементовавтоматизированного учёта

Обеспечить эффективность управления документами помогут современные технологии автоматизированного учёта.

Специалисты ЭЛАР при проведении архивной обработки могут выполнить маркировку дел и документов штрих‑кодовыми или RFID-метками, оснастить архивные помещения специализированным оборудованием и обучить сотрудников его использованию.

В составе продуктов корпорации также имеется разработанная совместно с ВНИИДАД система ЭЛАР СААД, способная в полной мере автоматизировать процессы архивного дела в организации.

Указанные технологии помогут обеспечить максимально эффективное управление и быстрый поиск необходимых дел и документов в архиве организации, полностью или частично автоматизировать архивные процессы, в том числе, проведение ревизии, выдачу документов пользователям и т.д.

Оцифровка и реставрация

Заказчикам доступен весь комплекс услуг корпорации по оцифровке, реставрации и консервации документов, в том числе по бережному сканированию и созданию фонда пользования особо ценных, находящихся в неудовлетворительном состоянии документов, выявленных в процессе архивной обработки.

Депозитарное хранение

Депозитарное хранение осуществляется в специализированных хранилищах корпорации, гарантирующих сохранность документов в течение длительного времени. Предоставляется услуга по организации временного хранения документов заказчика до передачи их в государственный архив.

Преимущества

Выбор компании, обладающей штатом квалифицированных специалистов и опытом реализации масштабных проектов, позволит:

  • Гарантировать качество и оперативность проведения архивной обработки, исключив риски утери документов и утечки конфиденциальной информации
  • Получить архив, в котором будет наведён идеальный порядок, составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный их поиск, упростить документооборот
  • Съэкономить время и силы, которые тратятся на поиск нужной информации, а также непосредственно на обработку документных массивов
  • Избавиться от документов, срок хранения которых истёк, что позволит значительно упростить работу с оставшимися документами и освободить дополнительное место
  • Передать документы на государственное хранение в подготовиться к проверкам со стороны контролирующих органов, а при утере документов своевременно принять меры к их восстановлению
  • Обеспечить особый учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава и имеющих различные грифы секретности

Источник: https://www.elar.ru/resheniya/regionalnye_ogv/elektronnyy_arkhiv_i_otsifrovka/arkhivnaya_obrabotka_dokumentov/

Юридиада
Добавить комментарий