Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа.

Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Мы продолжаем цикл методических материалов, посвященных организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении. Вместе с к.и.н., доцентом, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой вспоминаем о том, с чего начинается систематизация документов в организации.

Формирование документального и затем архивного фонда документов организации осуществляется в первую очередь посредством номенклатуры дел, а затем уже путем формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение. Номенклатура дел — основной классификационный, информационно-поисковый и учетный справочник на документы, в том числе архивные. С нее начинается порядок в работе с документами любой организации.

Что такое номенклатура дел и ее функции

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел на стадии документационного обеспечения управления выполняет классификационную, информационно-поисковую и учетную функции.

Классификационная функция номенклатуры дел реализуется путем разработки схем ее построения (как правило, структурной схемы, которая будет рассмотрена ниже, в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации) и последующего распределения документов в дела (систематизации документов). Другими словами, номенклатура дел устанавливает схему систематизации исполненных документов в дела на календарный год и закрепляет их индексацию, более того – при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Информационно-поисковая функция обеспечивает представление сведений о делах, которые должны быть заведены, или о наличии дел, которые заведены в конкретном структурном подразделении и организации в целом, а также раскрытие состава и содержания документов на уровне каждого дела с целью их нахождения и использования.

Учетная функция номенклатуры дел важна как для стадии документационного обеспечения управления, так и архивного хранения. Номенклатура дел содержит сроки хранения дел, является основой проведения экспертизы ценности, и учитывает дела в соответствии со сроками их хранения.

Типы и виды номенклатур дел

В отечественной практике различают три типа номенклатур дел: 

  • типовые;
  • примерные; 
  • индивидуальные.

Типовые номенклатуры дел разрабатываются с целью единых подходов к формированию дел, унификации заголовков и установления единых сроков хранения для однотипных документов.

Типовые номенклатуры дел носят нормативный характер (являются нормативным документом).

Можно выделить два вида типовых номенклатур дел: типовые номенклатуры дел организаций и типовые номенклатуры дел структурных подразделений.

Типовые номенклатуры дел создаются для типовых, однородных по характеру деятельности и структуре организаций, как правило, вышестоящими организациями для подведомственной сети.

Типовые номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно разрабатывать самой организации также для однородных по характеру деятельности и внутреннему построению филиалов, представительств, которых сегодня достаточно много в различных структурах, а также и для однотипных структурных подразделений.

Примерные номенклатуры дел разрабатываются для определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом документов. Они устанавливают примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые они распространяются, с указанием их индексов.

В примерных номенклатурах дел заложена наиболее эффективная схема систематизации дел, унификация описания и формирования дел.

Примерные номенклатуры дел также могут быть двух видов: примерные номенклатуры дел организаций и примерные номенклатуры дел структурных подразделений.

Но если типовые номенклатуры дел носят нормативный характер, то примерные номенклатуры дел – рекомендательный характер. И типовые, и примерные номенклатуры дел служат базой для разработки индивидуальных номенклатур дел в конкретной организации.

Индивидуальные номенклатуры дел, которые разрабатываются в конкретной организации, могут быть трех видов: 

  • сводная номенклатура дел организации; 
  • простая номенклатура дел организации; 
  • номенклатура дел структурного подразделения.

Сводная номенклатуры дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, а в небольших организациях, не имеющих четкой структуры и с небольшим документооборотом, составляется одна номенклатура дел на организацию в целом, без наличия номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел разных типов и видов в основе своей имеют единую правовую и методическую базу, оформляются по строго установленной форме. Так как организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел, а наиболее сложной является сводная номенклатура дел, то именно ее и рассмотрим в качестве примера.

Организация работы по составлению номенклатуры дел

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную или сводную номенклатуру дел (далее по тексту «номенклатура дел организации»), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся:

  • без изменений сроки хранения дел, если они соответствуют действующим в этот период времени типовым, отраслевым (ведомственным) или корпоративным  перечням документов, утвержденным или согласованным с Росархивом в лице Министерства культуры Российской Федерации; 
  • заголовки дел, которые предполагается завести в следующем году, но конкретизированные с учетом специфики деятельности организации.

Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о представлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.

После того, как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет номенклатуру дел организации на следующий год.

Вновь созданное структурное подразделение должно в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется ответственным за архив или архивное хранение документов, согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации (о чем обязательно должно быть сказано в протоколе заседания ЦЭК или ЭК) и только после этого утверждается руководителем организации.

И только организации, которые передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив (являются источниками комплектования этих архивов), должны номенклатуру дел согласовывать с государственным или муниципальным архивом. Делается это не реже одного раза в 5 лет, если только не было серьезных изменений функций или структуры организации.

Номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут согласовываться с архивом на договорной основе. Подготовленная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел организации рекомендуют издавать в том случае, если в нем дается дополнительная информация, например, следующего характера: о введении в действие с такого-то числа, о направлении выписок из номенклатуры дел организации в структурные подразделения.

Номенклатура дел готовится в 4-х экземплярах в организациях-источниках комплектования, передающих документы в государственный или муниципальный архив, и в 3-х экземплярах – в организациях-не источниках комплектования, т.е. не передающих свои документы в государственный или муниципальный архив (в этих организациях не будет четвертого экземпляра, предназначенного для государственного или муниципального архива).

Первый экземпляр, как документ постоянного хранения, формируется в дело в службе ДОУ, второй — используется службой ДОУ как рабочий экземпляр, третий – применяется в работе в архиве или архивохранилище организации, а четвертый предназначается для государственного или муниципального архива, с которым согласовывалась номенклатура дел. При этом рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ в электронном виде.

После этого из номенклатуры дел организации делаются выписки, касающиеся данных каждого структурного подразделения, и вместе с приказом рассылаются в эти подразделения. На основе данных выписок структурные подразделения полностью завершают оформление своих номенклатурных дел.

Здесь следует добавить, что срок хранения номенклатуры дел организации (сводной) — постоянный, как было и раньше, а вот срок хранения номенклатуры дел структурного подразделения в новом типовом перечне указан следующий «До замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учетных по номенклатуре дел», т.е. храним номенклатуру дел в структурном подразделении еще 3 года после того, как уже не осталось в подразделении дел, указанных в ней. 

!Кстати, не забудьте отразить это в самой номенклатуре дел.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xT1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';

Источник: http://naar.ru/articles/osnovnye-klassifikatcionnye-informatcionno-poiskovye-i-uchetnye/

Документы, входящие в состав дела организации основные документы предприятия

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Примерноеразделение документов коммерческогопредприятия на группы дел:

  • Устав и другие учредительные документы

  • Контракты коммерческие

  • Приказы по основной деятельности

  • Протоколы Совета директоров

  • Протоколы общих собраний администраторов

  • Нормативные акты государственных органов

  • Приказы по л/с

  • Инструкции по производственной деятельности

  • Инструкции должностные

  • Перечни дел, типовых форм и т.д.

  • Акты, справки, докладные и объяснительные записки

  • Доверенности

  • Соглашения

  • Распоряжения и решения

  • Входящие письма, факсы, телефонограммы

  • Исходящие письма, факсы, телефонограммы

  • Контракты трудовые

  • Личные карточки ф. Т-2

  • Обращения и жалобы клиентов

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Разработканоменклатуры дел структурногоподразделения является начальным этапомсоздания номенклатуры дел предприятия.

Ответственностьза своевременную и качественнуюразработку номенклатуры дел несетруководитель структурного подразделения.

Оформлениеноменклатуры дел возлагается на секретаряподразделения.К разработкеноменклатуры дел привлекаютсяруководителя структурных звеньевподразделения, специалисты, хорошознающие документацию на закрепленныхза ними участках.

Составлениюноменклатуры дел предшествуетизучение состава, содержания, количествадокументов, образующихся в деятельностиструктурного подразделения, а такжеего взаимосвязей.

В этих целях надлежитиспользовать положение о подразделении,штатное расписание, планы и отчеты оработе, номенклатуры дел и описи дел запрошлые годы, перечень постоянныхкорреспондентов, классификаторы,справочные картотеки.

Разработка номенклатуры дел предприятия

Номенклатурадел предприятия составляетсяслужбой ДОУ на основе обработанных иотредактированных номенклатур делструктурных под­разделений.

Составлениеноменклатуры дел предприятияна предстоящий календарный годосуществляется в последнем кварталепредшествующего года.

Присоставлении номенклатурыдел предприятиям необходимо учитыватьтребования к номенклатуре дел, содержащиесяв Государственной системе документационногообеспечения управления, Основныхправилах работыведомственных архивов, перечняхдокументов с указанно сроков хранения.

Номенклатурадел предприятияразрабатывается специалистом,ответственным за организацию работы сдокументами, утверждается руководителемпредприятия и вводится в действие с 1января следующего календарного года.

В номенклатурудел включаютсявсе дела предприятия,журналы регистрации, справочныекартотеки. Не включаются в номенклатурунаучно-технические документы и печатныеиздания.

Номенклатурудел необходимо составлятьна каждом предприятии вне зависимостиот его специфики или организационно-правовойформы.

Номенклатурадел составляетсяпо установленной форме и включаетреквизиты: наименование предприятия,наименование вида документа, дату,индекс, место составления, грифутверждения, заголовок к тексту,текст(содержательная часть), подпись,гриф согласования.

Номенклатурадел кадровой службыявляется выпиской из номенклатуры делпредприятия, подписывается руководителемэтой службы и не содержит грифа утверждения

Втечение года в номенклатуру делпредприятия вносятся сведения о заведенииновых дел и др.По окончании года оформляется итоговаязапись о категориях и количествезаведенных дел по форме, установленнойархивными органами. Итоговая записьноменклатуры дел предприятия составляетсяна основе итоговых записей номенклатурдел структурных подразделений.

Утвержденнаяноменклатура делпредприятия может вводиться в памятьЭВМ и храниться на машинных носителях.

Источник: https://studfiles.net/preview/897786/

Юридиада
Добавить комментарий